El kardex de inventarios permite controlar existencias registrando entradas y salidas, mejorando la gestión del stock y la información contable del negocio.
15 enero 2026
Mantener el inventario bajo control es uno de los desafíos más frecuentes en la gestión de un negocio. Diferencias entre lo que se cree tener y lo que realmente existe, quiebres de stock inesperados o compras mal planificadas suelen tener un origen común: la falta de información clara y actualizada.
En ese contexto, contar con un registro ordenado de los movimientos de inventario se vuelve clave para tomar mejores decisiones y evitar errores operativos. A lo largo de este artículo se revisa cómo el uso adecuado del kardex ayuda a ordenar esa información, qué alternativas existen para llevarlo y qué aspectos conviene tener en cuenta para aplicarlo de forma práctica en la gestión diaria del negocio.
¿Qué es el kardex de inventario y para qué sirve?
El kardex de inventario es un registro que permite controlar las existencias del negocio mediante el seguimiento de entradas y salidas de productos. Su función es mantener información ordenada y actualizada sobre las cantidades disponibles.
Utilizar un kardex de inventario es importante porque permite:
Conocer el stock real en todo momento.
Registrar de forma ordenada los movimientos de inventario.
Apoyar el control de stock y la gestión operativa.
Ejemplo práctico de un kardex de inventario
Este tipo de registro permite verificar si el stock se está controlando de forma coherente, comparando lo que entra, lo que sale y el saldo que queda disponible. Cuando estos movimientos no se reflejan correctamente, es común que aparezcan diferencias entre el inventario físico y el registrado.
Tipos de kardex de inventario
Existen distintas formas de llevar un kardex de inventario, y la elección depende del nivel de control que necesita el negocio. Conocer estas opciones ayuda a aplicar el método más adecuado según la operación.
Kardex físico
El kardex físico se lleva de manera manual, generalmente en formatos impresos o registros simples. Es más común en negocios pequeños con pocos productos y movimientos limitados.
Registra entradas y salidas de productos de forma manual.
Requiere revisiones frecuentes para evitar errores.
Kardex permanente o valorizado
El kardex permanente registra no solo las cantidades, sino también el valor del inventario. Permite un control más detallado y actualizado de las existencias.
Muestra el stock disponible y su valor.
Facilita la valorización del inventario y el control de stock.
Kardex y control de stock
El kardex de inventario es una herramienta clave para el control de stock, ya que permite conocer con mayor precisión las existencias del negocio. Al registrar cada movimiento, se reduce la posibilidad de errores y desajustes en el inventario.
Un kardex bien llevado ayuda a:
Identificar entradas y salidas de productos en tiempo oportuno.
Detectar faltantes o excesos de stock.
Mantener un mejor orden en la gestión de inventarios.
Cuando el control de stock se apoya en un kardex actualizado, el negocio puede organizar mejor sus compras, evitar quiebres de inventario y tomar decisiones operativas con mayor claridad y previsión.
Métodos de valorización de inventario
La valorización de inventario permite asignar un valor a las existencias registradas en el kardex. Este proceso es importante porque influye en el control de costos y en la información contable del negocio.
Existen distintos métodos para valorizar el inventario. La elección depende de la forma en que el negocio gestiona sus compras y ventas, así como del nivel de control que necesita.
Método promedio ponderado
El método promedio ponderado calcula un costo promedio cada vez que se realiza una nueva compra. Ese valor se utiliza para registrar las salidas de inventario.
Suaviza las variaciones de precios.
Facilita el control cuando los costos cambian con frecuencia.
Otros métodos de valorización
Además del promedio ponderado, existen otros métodos utilizados en inventarios.
PEPS (primero en entrar, primero en salir):
Considera que las primeras unidades compradas son las primeras en salir.
Las salidas se valorizan utilizando los costos más antiguos registrados.
UEPS (último en entrar, primero en salir):
Considera que las últimas unidades adquiridas son las primeras en salir.
Las salidas se valorizan con los costos más recientes, aunque su uso es poco frecuente en la práctica actual.
Comprender estos métodos ayuda a aplicar correctamente la valorización del inventario dentro del kardex y a mantener información más ordenada en la valorización de inventario.
Kardex de inventario en la gestión del negocio
El kardex de inventario no solo sirve para registrar movimientos, sino que también apoya la gestión diaria del negocio. Contar con información actualizada permite tener una visión más clara de cómo se utilizan las existencias.
Un kardex bien gestionado contribuye a:
Cuando la información del kardex se mantiene al día, el negocio puede organizar mejor sus operaciones y mejorar el control de sus recursos, haciendo la gestión más ordenada y previsible.
Errores comunes y recomendaciones en el manejo del kardex
En la gestión del inventario, algunos errores en el uso del kardex de inventario se repiten con frecuencia y afectan el control de stock. Identificarlos permite aplicar prácticas simples que ayudan a mantener la información ordenada y confiable.
Entre los errores más comunes se encuentran:
No registrar oportunamente las entradas y salidas de productos.
Tener diferencias entre el stock físico y el kardex.
Usar de forma incorrecta el método de valorización del inventario.
Para evitar estos errores, se recomienda:
Registrar todos los movimientos de inventario de forma constante y ordenada.
Comparar periódicamente el kardex con el inventario físico.
Mantener coherencia entre cantidades y valores registrados.
Conclusión: el kardex como base del control de inventarios
El kardex de inventario es una herramienta fundamental para mantener un control claro de las existencias y apoyar la gestión del negocio. Cuando se utiliza de forma adecuada, permite conocer el stock real, aplicar correctamente la valorización del inventario y reducir errores en el manejo de productos.
No se trata de aplicar procesos complejos, sino de entender los tipos de kardex, elegir un método de valorización adecuado y registrar los movimientos de manera constante.
Mantener esa claridad a lo largo del tiempo requiere constancia y herramientas que acompañen la gestión diaria. En ese sentido, soluciones como ContaUno ayudan a centralizar y organizar la información contable e inventarios, favoreciendo un manejo más ordenado, consistente y alineado con buenas prácticas de control y gestión empresarial.
